Pooling con Software WFM: Solución Rápida y Flexible ante la Escasez de Personal

¿Qué es el “Pooling” y cómo funciona dentro del software de WFM?

El "Pooling” es un concepto disruptivo que permite a las empresas reunir a un grupo de trabajadores que tienen habilidades o cualificaciones similares para que puedan desplegarse de forma flexible, cuando sea necesario. Estos trabajadores pueden ser asignados a diferentes tareas, turnos o proyectos en función de los requisitos y prioridades en cada momento. Esto difiere de la asignación fija tradicional de empleados a puestos o áreas de responsabilidad específicas, ya que la puesta en común permite una mayor flexibilidad y dinamismo.

El “Pooling” desempeña un papel central en la gestión de la fuerza laboral (WFM), especialmente cuando se trata de optimizar la planificación del personal en un entorno de trabajo dinámico y complejo.

La planificación de recursos mediante “Pooling” se refiere a la agrupación y asignación flexible de trabajadores a diferentes tareas o equipos para garantizar la máxima eficiencia y productividad. En esta entrada del blog, entraremos en detalles sobre lo que significa la puesta en común, por qué es útil en tiempos de escasez de habilidades y cómo las empresas pueden aprovecharla al máximo.

En la práctica, esto significa que, en lugar de asignar a cada empleado a un área fija, la herramienta de planificación de personal decidirá dinámicamente dónde se puede desplegar la fuerza laboral de manera más efectiva. Para ello, la solución de software plano WFM utiliza algoritmos avanzados y datos en tiempo real para tomar estas decisiones.

El módulo “Pooling” integrado en la planificación ofrece importantes funcionalidades que garantizan una planificación del personal y asignación de recursos fluida y eficiente:

• Planificación automática de turnos: el software puede asignar automáticamente a los trabajadores del grupo a turnos en función de su disponibilidad, cualificaciones y carga de trabajo esperada. Esto permite una dotación óptima de personal en cada turno y evita el exceso o la falta de personal.
• Análisis de datos en tiempo real: utilizando datos en tiempo real, como las llamadas entrantes o las consultas de los clientes, el software puede identificar inmediatamente si se necesitan trabajadores adicionales en un área en particular y llamarlos desde el grupo.
• Gestión de habilidades: los algoritmos del módulo “Pooling” tienen en cuenta las habilidades individuales de los empleados. Esto garantiza que las personas adecuadas trabajen en las tareas correctas en el momento adecuado. Esto es particularmente importante en industrias donde se requieren conocimientos especializados.
• Gestión de la carga de trabajo máxima: el “Pooling” permite a las empresas reaccionar de forma más flexible ante los picos repentinos de demanda. Por ejemplo, si una empresa de comercio electrónico recibe más consultas de clientes durante la temporada de vacaciones, el software puede asignar rápidamente recursos adicionales del grupo.
• Auto-planificación de los empleados: un sistema actual de WFM permite a los empleados solicitar turnos o tareas específicas en función de su disponibilidad y preferencias. Esto a menudo se combina con la función inteligente del “Pooling” que garantiza que solo se asignen empleados cualificados y disponibles.

La puesta en común mediante el módulo “Pooling” en empresas que dependen de entornos de trabajo dinámicos es una herramienta de planificación indispensable que ofrece numerosas ventajas en la planificación y gestión de la fuerza laboral:

Flexibilidad y adaptabilidad

La agrupación permite a las empresas reaccionar de forma rápida y eficiente a los cambios en la carga de trabajo. Esto es particularmente importante en compañías con una demanda muy fluctuante o picos de carga de trabajo, como Hoteles, Industrias, Hospitales, Retail, Contact Centers y Operadores Logísticos. Con un grupo bien organizado de empleados cualificados, la carga de trabajo puede distribuirse mejor y evitarse los cuellos de botella.

Rentabilidad

Las empresas pueden reducir sus costes mediante el uso flexible de los recursos de personal de un grupo. Se puede evitar el exceso de personal, los turnos o la contratación de personal adicional o externo para picos a corto plazo, ya que el grupo existente ya proporciona suficiente capacidad para responder a las fluctuaciones. Esto significa que hay que gastar menos dinero en horas extras o en trabajadores temporales adicionales.

Mejora de la satisfacción de los empleados

La puesta en común también ayuda a mejorar la satisfacción de los empleados. Al permitir que los empleados asuman tareas y turnos que se adapten mejor a sus habilidades y preferencias, se sienten más valorados y motivados. Además, un horario más flexible permite a los empleados lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.

Aumento de la calidad del servicio

Al desplegar empleados que están especialmente preparados y cualificados para la tarea en cuestión, la calidad del servicio mejora. Un equipo con un personal óptimo, que se adapta constantemente mediante el software WFM, garantiza un procesamiento más rápido y de alta calidad de las consultas o proyectos de los clientes.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para usar el Pooling?

Para que el “Pooling” sea realmente eficaz en un software de WFM, se deben tener en cuenta algunas de las mejores prácticas:

• Agrupación adecuada de los trabajadores: es importante organizar el grupo en función de criterios claramente definidos, como las habilidades, la disponibilidad y la experiencia. Cuanto más precisa sea la agrupación, mejor podrá el software asignar a los empleados adecuados.
• Formación y desarrollo de los empleados: dado que la flexibilidad de un grupo a menudo significa que los empleados tienen que asumir diferentes tareas, la empresa debe invertir continuamente en capacitación y desarrollo de los empleados. Esto garantizará que el personal permanezca cualificado para diversas tareas (polivalencias)
• Monitorización en tiempo real: las empresas deben asegurarse de tener un seguimiento fiable y en tiempo real de sus procesos de trabajo. Los mejores sistemas de “Pooling” son tan buenos como los datos subyacentes. Por lo tanto, se deben realizar ajustes y optimizaciones regulares para maximizar la eficiencia.
• Comunicación con el personal: la comunicación abierta y transparente es crucial para el éxito de un sistema de “Pooling”. Los empleados deben saber exactamente cómo y por qué se les asignan determinadas tareas o turnos y tener la oportunidad de proporcionar comentarios.

Conclusión

La funcionalidad del “Pooling” en un software WFM es una forma innovadora para optimizar la utilización de recursos humanos en las empresas. Al asignar de forma flexible a los trabajadores de un grupo, las empresas pueden responder mejor a las fluctuaciones de la carga de trabajo, reduciendo los costes y mejorando la calidad del servicio.

Fundamentalmente, las empresas deben respaldar este sistema con una estrategia clara, capacitación continua y un uso efectivo de los datos en tiempo real. De esta manera, la puesta en común no solo puede aumentar la eficiencia, sino también contribuir a la satisfacción de los empleados y clientes.

Con el “Pooling” de PlanoWFM, puede cubrir de forma rápida y flexible las carencias de personal en la planificación turnos, mediante los trabajadores fijos o externos y cubrir los turnos abiertos.

Si se detecta un déficit en el plan de turnos, por ejemplo, debido a una enfermedad u otro tipo de ausencia, se puede generar una solicitud de grupo para encontrar empleados disponibles que cubrirán el turno faltante, una vez aprobada. Especialmente en áreas que dependen de un alto grado de flexibilidad, el módulo “Pooling” de Plano WFM garantiza que los empleados se desplieguen exactamente donde se necesitan con mayor urgencia.

Resumen de las funcionalidades destacadas del módulo” Pooling”:

• ✔ Integración perfecta en la planificación
• ✔ Sustitución rápida en caso de escasez de personal
• ✔ Compensación por ausencias de corta y larga duración
• ✔ Es posible la integración de grupos de empleados externos
• ✔ Consideración de las habilidades de los empleados y de sus preferencias de turnos
• ✔ Cualificación y asignación del personal disponible en función de la demanda
• ✔ Notificaciones “push” para solicitudes a través del móvil